Existe diferença entre documentos e registros dentro da ISO 22000?

Sim, existe! Em sistemas de gestão da qualidade há a aplicação da ferramenta conhecida como PDCA – P (plan – planejar), D (do – fazer), C (check – verificar) e A (act – agir). O PDCA funciona em forma de círculo (conforme mostra a imagem) onde apresenta soluções para problemas.

Na fase de planejamento determina-se aonde quer chegar, quais os caminhos seguir; em desenvolvimento, ou seja, no momento do fazer é onde serão implantados os planos elaborados lá na fase inicial. Verificar será a fase de análise dos resultados obtidos na execução e se for detectado algo que aconteceu fora do esperado inicia-se a fase do agir, ou seja, um novo processo é documentado e todo o ciclo se inicia novamente.

A ISO 9001:2008 define claramente a diferença entre documento e registro. Documento é a etapa de planejamento, ou seja, é onde estão descritos as diretrizes, normas e procedimentos de uma empresa. Por exemplo: um procedimento de admissão de funcionário, uma instrução de trabalho que orienta o processo correto de higienização das mãos. Resumidamente documento é uma regra.

Registros engloba a etapa de desenvolvimento, portanto é o momento onde são executadas as normas descritas no documento. Registros podem ser, por exemplo: planilhas de monitoramento, formulários, ordem de produção, resultados de testes no recebimento.