Cada elo na cadeia produtiva deve apresentar garantias de que o material que fornece é seguro. Muitas vezes este item é difícil de evidenciar já que a composição de um insumo pode ser considerada um segredo industrial. Nestas situações, a parte interessada em manter o sigilo deve garantir que toda e qualquer informação relevante para a condução de uma avaliação de riscos deve estar disponível para o usuário do material.
Uma forma de se documentar esta comunicação externa é através de uma declaração de conformidade que pode ser elaborada com os seguintes tópicos, quando aplicável:
- Identificação e endereço de quem fornece a declaração (papel timbrado)
- Identificação e endereço do fabricante do insumo
- Nome comercial do insumo
- Estrutura do material
- Uso proposto, incluindo tipos de alimentos e condições de uso (tempo x temperatura)
- Declaração de cumprimento de BPF e de requisitos de rastreabilidade
- Afirmação de que o insumo atende as listas positivas das legislações aplicáveis
- Apresentação de todas as restrições de uso e dados de limite de migração especifica
- Declarações e comprovação de ensaios de migração total e especifica
- Data
- Assinatura do RT
